La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) rassemble six formalités liées à l'embauche :

• la déclaration d'une première embauche dans un établissement ;

• la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale ;

• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;

• la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;

• la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;

• la liste des salariés embauchés pour le préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Quelles entreprises sont concernées ?

Tous les employeurs doivent procéder à cette déclaration, quelles que soient les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale.

• les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) n'ont pas à effectuer de DPAE, celle-ci étant intégrée à ces dispositifs ;

• les particuliers n'ont pas la possibilité d'utiliser net-entreprises.

Comment établir la DPAE ?

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de s'acquitter des obligations suivantes :

• s'il s'agit d'une première embauche, immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale et affiliation à l'assurance chômage ;

• immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ;

• demande d'adhésion à un service de santé au travail ;

• demande d'examen médical d'embauche.

Les informations à renseigner dans la DPAE sont celles relatives :

• à l'employeur : dénomination sociale de l'entreprise ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, numéro SIRET, adresse de l'établissement, service de santé au travail dont dépend l'employeur ;

• au futur salarié : nom et prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale ;

• à l'embauche : date et heure de l'embauche, nature et durée du contrat, durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats de travail à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD) de 6 mois ou plus.

La déclaration en ligne est le mode « normal » de déclaration.

La déclaration électronique est simplifiée pour les employeurs relevant du régime général de Sécurité sociale et préalablement inscrits à un service d'authentification.

La déclaration est en effet réputée accomplie dès lors que vous fournissez :

• le numéro d'identification de l'établissement employeur et le numéro national de Sécurité sociale du salarié, si ce dernier est déjà immatriculé à la Sécurité sociale et a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche dans un délai de 14 mois ;

• les mentions relatives au moment de l'embauche (date et heure) et au contrat de travail (nature et durée du contrat, durée de la période d'essai éventuelle pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois).

Vous devez remettre au salarié une copie de la DPAE ou bien une copie de l'accusé de réception délivré par l'URSSAF, sauf si vous avez remis au salarié un contrat de travail écrit, avec mention de l'organisme destinataire de la déclaration.

À quelles sanctions vous exposez vous en matière de DPAE ?

Vous encourrez une amende de 750 euros si vous ne remettez pas au salarié une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou une copie de l'accusé de réception de l'URSSAF, ou, à défaut, si vous ne lui délivrez pas de contrat écrit accompagné de la mention de l'URSSAF destinataire de la déclaration préalable d'embauche.

À défaut de DPAE, vous êtes par ailleurs passible :

• d'une amende administrative, égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;

• d'une amende de 5e classe (1500 euros) pour défaut de déclaration.

Identifiez vos obligations

> Pour une DPAE saisie en ligne :

• accusé de réception délivré immédiatement après la validation de la déclaration ;

• le formulaire est prérenseigné des données de l'entreprise dès la deuxième déclaration ;

• possibilité d'effectuer une nouvelle DPAE préremplie des données du salarié dès la deuxième embauche. Un grand intérêt notamment pour les saisonniers, les extras, etc. ;

• les déclarations et accusés de réception sont archivés pendant 14 mois.

> Pour des DPAE transmises par dépôt de fichier issu de votre logiciel :

• possibilité de transmettre jusqu'à 100 déclarations dans un seul fichier ;

• réception d'un courriel informant que l'accusé de réception est en ligne. En cas de succès, obtention d'une référence dossier qui vaut acquittement. En cas d'anomalies, obtention d'un bilan ;

• possibilité de déposer un fichier de test afin de s'assurer de la bonne conformité du logiciel.

Les textes officiels

• C. trav., art. L. 1221-10 à L. 1221-12, R. 1221-1 à R. 1221-13 (déclaration préalable à l'embauche), L. 8221-3 et L. 8221-5 (délit de travail dissimulé), R. 4621-1, D. 4622-1 et R. 4624-10 à R. 4624-14 (service de santé au travail), R. 5422-5 (affiliation au Pôle emploi)

• CSS, art. R. 243-2 (cotisations sociales) et R. 312-4 (immatriculation)

• Cass. crim., 5 février 2013, n° 12-81.383 (le défaut de déclaration préalable à l'embauche peut constituer une infraction de travail dissimulé)

• Cass. soc., 20 janvier 2015, n° 14-80.532 (la déclaration systématique de l'embauche des salariés après la période d'essai peut aboutir à une condamnation pour travail dissimulé)

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